ストレスフリーの整理術を元にToodledoでGTD設定してみた

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Toodledo

ToodledoはMac・Windowsでも使えるクラウドタスク管理マネージャーです。これまで私はThingsやOmniFocusでGTDのやり方を解説してきましたが、Windowsユーザーの友人に「Windowsだと何がいいの?」と聞かれたことからToodledoに移行してみました。

今回は書籍「ストレスフリーの整理術」を元にToodledoでGTDを行なうための設定をしてみました。

フォルダをGTDに合わせて設定

今回私はThings・OmniFocus→Toodledoへ移行という形ですのでGTDに関しての詳しい解説は省略しています。GTDに関して知りたい方はこちらの連載が解りやすいです。

ストレスフリーの第一歩。頭をカラッポにするために、Inboxには全てを吐き出す【GTDをもう一度 Vol.1】 | あなたのスイッチを押すブログ
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ではGTDを行なうための環境設定としてまず「フォルダ」を作成していきます。

Toodledo フォルダ管理

フォルダ一覧を表示させるには左メニュー上部の「Folder」をクリックし一番下の「edit folders…」をクリックしてフォルダを追加します。

Toodledo フォルダ追加

そこでストレスフリーの仕事術に合わせてフォルダを作成します。

  • Inbox
  • 望むべき結果
  • カレンダー
  • 実行
    • プロジェクト1
    • プロジェクト2
    • プロジェクト3
  • 連絡待ち
  • いつか/多分やる
  • 備忘録
  • 参考資料
  • ごみ箱

では収集したタスクをフォルダに処理を行なう方法を書いていきます。

Inboxにまず全てを入れる

GTDを行なう際の収集は脳内の全ての物を書き出します。タスクだけでなく私の場合は心配事や将来の希望など心の中身も書きだすようにしています。それらは全てInboxに一旦入れて全てを吐き出した後にフォルダに仕分けていきます。

この時は詳しい内容は書かず見出しだけをドンドンInboxに書き出していくだけです。

望むべき結果はToodledoではメモへ

他のGTDアプリと違ってToodledoではNotesという独立したメモを残す機能があるので、私はそちらに書き出しました。

Toodledo Notes

  • 目的と重要な価値観
  • ビジョン
  • 目標とゴール
  • 注意を向ける分野・責任
  • プロジェクト
  • 他の人に任せた事項

これらは今後自分がどのように生活をするのかを決める重要な指針になるので非常に重要な事です。これらの解説は以前InfobackerでOmniFocusを使って行った記事が参考になります。

行動に関するフォルダ

ここからは実際に行動が起こせるフォルダになります。中には開始時期が決まっているものや連絡があって初めて行えるタスクも行動タスクに入ります。

カレンダー

カレンダーは繰り返し行なうタスクや開始日が決まっているもの(打合せ日等)を書き出しておきます。Inboxからカレンダーのフォルダに移していきましょう。この時はまだ詳細項目は書かなくてもいいです。

実行 プロジェクト名

現在行っているタスクをプロジェクト毎にフォルダを作って分けていきます。私は仕事の名前(クライアント名)やブログ名等で分けています。

連絡待ち

開始の連絡があって初めて行動が起こせるタスクを入れておきます。Aさんからの資料が上がってきてから書類を作成するといったタスクはここになります。

保留しているもの

現在頭のなかにあるアイデアや近い将来やってみたいこと等は保留を表すフォルダに分けておきます。この保留に関してもアイデア等の漠然としたものと絶対忘れていけない重要なものといった2種類のフォルダをさくせいします。

いつか/多分やる

「あっやってみたい!」と思いついたアイデアを取り敢えず一旦ストックしておく部分が「いつか/多分やる」です。今直ぐ行動を起こさないもののストック場です。

備忘録

今直ぐ行動には起こさないが大切な事ってありますよね。その中で日付が決まっていればカレンダーへ、誰かの連絡待ちならば連絡待ちへ入れるのですが、取り敢えず自分の都合で直ぐに行動を起こせないものに関しては備忘録を使っていつでも確認出来るようにしておきます。

参考資料

様々なタスクを行なうための参考になる資料もタスクが増えると膨大な資料になります。その資料の置き場所やWEBのアドレス等を保管しておけば仕事効率化に繋がります。タスクとして入れておいてもいいのですが、今回はToodledoの機能のListsを使って整理してみました。

Toodledo参考資料 lists

実際資料の保管先などが解ればいいのでListsのデフォルトの中で使いやすいものを選ぶといいでしょう。

ごみ箱

ゴミ箱フォルダはタスクで書きだしたもののやる必要の無くなったもの等を入れておく場所で、1ヶ月単位で私は空にするようにしています。取り敢えず置いておけば、後でやっぱりやろうと思うことかもしれないので入れてますが、経験上復活させたタスクはないです。

コンテキストでの管理

上記まででタスクは全ていずれかのフォルダに入り処理は行われた状態になります。それをこれから詳細な項目を書きつつコンテキストで更に目的のタスクを見つけやすくしておきます。

まずデフォルトでContextは表示されていなかったので表示させる設定を行います。右上の「Settings」をクリックしTasksのFields/Functions Usedの右のeditをクリックします。

Toodledo コンテキスト追加

ここで使いさせたい項目にチェックを入れるのですが、私はContextだけ追加しました。これでContextが画面に追加されたわけですが項目はまだ無いのでフォルダを追加した要領でコンテキストも追加して下さい。

因みにどういったものをコンテキストにするかというと、仕事・家族・ブログといった自分の責任によってでもいいですし、Mac・iPhone・カメラといったタスクに必要なものをコンテキストにしてもいいです。

後で今の状態に合わせたタスクを探しやすいようにコンテキストは作成しましょう。

コンテキストを作成したらいよいよGTDの整理を行います。

Toodledo 整理

一覧の画面から簡単に詳細を追加できるようになっていて、既にFolderは埋まっているはずなのでContext(コンテキスト)・DueDate(期限)・Repeat(繰り返し)・Priority (重要度)・メモを設定していきます。

全ての設定が完了したらGTDでの設定は取り敢えず完了になります。

まとめ 思ったよりも使いやすい

GTDを行なうには何がいいのってよく聞かれますが、実際自分のやり方が確立すれば何を使ってもそこそこ出来ちゃいます。特にToodledoは思ったよりも使いやすい気がします。

感覚的にはThingsとOmnifocusを足しで2で割ったような感じでしょうか。WEB版がMac・Windowsの両方で使えるのでこれからはToodledoを勧めようかと思います。

またiOSに対応したアプリもあるので場所を選ばず利用できるのもGTDでは重要ですね。

Toodledo – To Do List App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥100

ここで紹介しているのはToodledo公式のものですが、サードパーティのToodledoが使えるアプリが多いというのも魅力です。WindowsユーザーでGTDをしてみたい方は是非試してみてください。

因みに今回私が紹介した程度の利用方法なら無料のプランで大丈夫ですよ。

もしあなたがこの記事に共感を持ったら「シェア」してくれると嬉しいです。 @dnc_akiraでした。

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記事を書いている人

akira味浪 照(AKIRA MINAMI)
香川在住のApple製品に魅せられた「にわかApple信者」インドネシア人の妻を持つ2児のパパ。将来インドネシアに移住しスローライフを夢見ています。 自営業になり時間管理・仕事効率化を考え実践しています。りんご人ではAppleガジェットを使ったライフハックな記事をメインで書いています。
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