【保存版】りんご人式Thingsを使ったタスク整理(GTD)術

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Things GTD術

GTDに関する記事はこれまで何度もこのブログで書いていますが、今回はThingsを使ったタスク管理で初期導入から運用に至るまでGTDテイストな活用方法を簡単に解説したいと思います。

以前小分けで書いた記事へのリンクもまとめているので、一応現時点での私のThings活用完成形です。


1.タスク整理手順-導入時

タスク管理導入

まずGTDでよく行う手法が一旦思いつく限りのタスクをInbox(Thingsの場合は受信箱)に入れてから整理を行うのですが、これが結構大変というか効率が悪い。というのもヒントのない状態からはすべて吐き出せないんですよね。

そこで順を追って思いつくタスクを吐き出していく事にします。

Things gtd todo02

Thingsの場合だと私はこの順序で行いました。

  1. 繰り返しタスクの入力
  2. プロジェクトの作成(エリア)
  3. サブプロジェクト作成(プロジェクト)
  4. タスクの入力(タグを作成・日付等)

では順を追ってどういうものか解説していきます。

1-1.繰り返しタスクの入力

予定済

まずは習慣的に行っているタスクを『予定済』のところに追加していきます。毎日やっていること・毎週やっていること・毎月・毎年・何日おきとか細かな設定がThingsでは可能なので、繰り返しタスクを作ります。

例をあげてみると

  • 毎週水曜日のトレーニング
  • 毎月の定例会議資料作成
  • 7日おきに行う週次レビュー

実際こういった習慣的なものはリマインダーとどっちを使うかは迷うとこですが、『毎月の定例会議資料作成』のような完全にタスクになりうるものはThinsgで管理するほうが良さそうです。

1-2.プロジェクトの作成(エリア)

ThingsはOmnifocusと違いタスクの中にタスクを入れる(階層管理)ことが出来ません。そこで大きくプロジェクトをエリアに、次の階層のサブプロジェクトをプロジェクトにする方法で使いやすくなります。

エリア

例えば私のブログ運営というエリアであれば2つの運営ブログの中に複数のタスクがあります。またそれ以外に新しいブログというか連載しようと思っている企画記事の案もプロジェクトとして作成しています。

ただ何故エリアで管理するのかというと、例えば仕事のプロジェクトを行う場合、その中のタスクの集合体1を行わないと出来ないタスクの集合体2があり、更にその先という風になれば「直ぐに行えないのに表示していても意味がない」ので、未定にしちゃって表示させないようにします。

するとエリア内で先々まで管理はしていますが、表示はさせていないので管理がスッキリするわけです。

このあたりの内容は過去記事に詳しく書いているので御覧ください

階層管理ができないThings2ではプロジェクトの概念を変えてやるといい階層管理ができないThings2ではプロジェクトの概念を変えてやるといい
参考:りんご人過去記事

1-3.サブプロジェクト作成(プロジェクト)

上記で少し説明しましたが、プロジェクト(エリア)が作成されているので、その中に更に小分類されたサブプロジェクトをプロジェクトとして作成していきます。

この時合わせてタスクも入れていってもいいですし、後でまとめてタスクを入れても構いません。

1-4.タスクの入力(タグを作成・日付等)

最後にエリア・プロジェクトに入るタスクをドンドン思いつく限り追加していきます。この時新たな分類が出来たりも当然あるので、その場合はプロジェクトを追加したりしてください。

またタスクに期限やメモがあるなら、この時に全て設定しておきます。

タスク入力

例はこの記事の構成は元々考えてたので、このようにタスクを作成していました。

※最後にタスク再生時の注意として、エリア内でこのタスク作成作業を行います。エリアを複数作ってそのエリアの中に複数のプロジェクトがあって、そのプロジェクトは複数のタスクで出来ているものなんですが、エリアには入るがプロジェクトにならないタスク(1つのタスクで完了するもの)はそのままエリアに入れて下さい。

また当然どのエリアにも属さないタスクも思いつくと思います。その場合は受信箱内に取り敢えず作っておいて、また新規エリアを作成して管理するようにしましょう。

2.Thingsを使ったタスク管理-運用編

上記で初期の導入が終われば日々の管理・運用になります。まぁタスクなんてものは日々どんどん追加されますし、当然興味がなくなるタスクも出てきます。GTD/タスク管理の肝は日々の運用にあるのでポイントを押さえて活用しましょう。

2-1.新規タスクの作成は受信箱へ

日々の仕事中に新しく追加されたタスクや思いついたアイデア、後々にやりたいこと等は全て『受信箱内に作成』します。まぁプロジェクトの中に該当するものならそこで作成してもいいのですが、要は思いつく時って何かをしている時が多いですよね。その時に様々な設定を行うよりもシンプルにInboxで作っておいて後で整理するほうが効率的だからです。

2-2.週次レビューで週間計画

週に1回『週次レビュー』を行いますが、私はこの時に行っている事は

  • 受信箱内のタスクの整理(エリアへの振り分け)
  • 数分で終わるタスクを終わらせる
  • 次週の予定を立てる(タグ・日付等)
  • 必要/興味がなくなったタスクの削除

これらになります。この4つを毎週行うことが出来れば完璧なんですが、そう上手く行かないのが現状です(笑)そこはある程度調整しつつでいいでしょう。

ここまででThingsを使った具体的なタスク管理の流れ・方法は終わりです。タスクを書き出して視覚化するというのも大事ですが、いちばん重要なのは週次レビューです。

ドンドン増えるタスクをやるべきかどうかの判断、人に振り分けることもあるでしょうし、取り掛かり時期を遅らせるという判断もあります。それらを踏まえて次週の予定がたてられれば物凄く捗ります。

では過去記事のまとめですが他のアプリと連携させたMac版Thingsの活用についてあげていきます。

3.Mac版ならカレンダーと並べてより視覚的に

Things+カレンダー

Split Viewを使ってカレンダーと並べることでよりタスクを行う時間の管理もしちゃおうという方法です。もちろん計画なので100%うまくいく日なんて突然の来客や打ち合わせなどでないですが、その分少し緩めの計画にしておくと、予定より早く終わればテンションが凄く上がります。

まぁ1番は「何をしようか?」なんて一切思わなくてすむことですね。

Mac『Split View』を使ったThingsとカレンダー表示で予定管理がバッチリにMac『Split View』を使ったThingsとカレンダー表示で予定管理がバッチリに
参考:りんご人過去記事

4.合わせて使うと便利なアプリ『CloudOutliner』

Thingsのメリットでありデメリットでもある階層管理ができないという部分を補うために『CloudOutliner』と併用して使うと便利です。

プロジェクトの管理や1タスク内のサブタスク管理、他にも見出しの管理等のに活用できます。詳しくは過去記事をご覧下さい。

ThingsとCloudOutlinerを使ってタスク整理を使いやすくThingsとCloudOutlinerを使ってタスク整理を使いやすく
参考:りんご人過去記事

まとめ

Thingsを使ってタスク管理を行うのであればGTDのようにあらゆるTodoをまとめた管理が良いと思います。ただし導入にも時間がかかりますし週次レビューが重要です。

これからキッチリと管理して覚えておくということから解放されたい方は、まとまった時間を取って思い切って初めてみるといいと思います。

最後まで読んでくれてありがとうございます。もしあなたがこの記事に共感を持ったら「シェア」してくれると嬉しいです。 @dnc_akiraでした。
この記事はりんご人で投稿しています。
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記事を書いている人

akira味浪 照(AKIRA MINAMI)
香川在住のApple製品に魅せられた「にわかApple信者」インドネシア人の妻を持つ2児のパパ。将来インドネシアに移住しスローライフを夢見ています。 自営業になり時間管理・仕事効率化を考え実践しています。りんご人ではAppleガジェットを使ったライフハックな記事をメインで書いています。
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