長くOmnifocusを使ってGTDを行ってきましたが、少し前からThingsに戻してCloudOutlinerを併用してタスク管理を行う事にしました。
一番の理由はThingsでの『タスク管理』の部分をよりスッキリとさせたかったからです。
階層が深くなりすぎないタスク管理
ThingsはOmnifocusと違って階層による管理ができません。例えばプロジェクトの中にはタスクだけでサブプロジェクトを作ってさらにその中にタスクという管理は出来ないです。
最初はこれを不便と捉えてOmnifocusを使っていたのですが、OmniFocusでは階層管理ができるがゆえに階層が深くなりすぎてスマホでの確認時が不便になってしまう。
Thingsの階層管理ができない欠点を逆に捉え、階層浅く管理するためにCloudOutlinerと併用して使用してみると2つのアプリを使うことにはなりますが、これまでよりもスッキリと管理が出来るようになりました。
Thingsを階層を意識せず使う
これまでThingsだけで全てを管理しようと思ってた時はエリアを最大のプロジェクト、プロジェクトを最小のサブプロジェクトとすることで全てのタスクをThingsで管理できていました。
実際これでも十分使えてたのですがレビュー時にエリアからサブプロジェクトでプロジェクトを作ってという作業が面倒でした。そこで思い切ってCloudOutlinerを導入する事でエリアは仕事・HOMEといった大きなカテゴリーに、プロジェクトはりんご人といった大きなカテゴリにすることが出来ました。
Cloud Outlinerで下層管理をしっかりと行う
Cloud Outlinerはアウトラインアプリで段落を付けてタスクをまとめたり、ブログ記事の見出しを管理したりすることが出来るアプリです。
これをThingsと併用する時の私のやり方は、Thingsではプロジェクト→プロジェクトの1段落下までを管理（タスク・サブプロジェクト）、CloudOutlinerではサブプロジェクト内のタスク、記事の見出しに至るまで細部を管理します。
こうすることで何をするか・やらなければいけない事のチェックという時点ではThingsをやるべきことを見つけた後はCloudOutlinerで進めていけます。
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タスクが増えすぎない事でモチベーションアップに
この方法にも勿論メリット・デメリットがあります。
メリットとしては
- タスクが埋もれにくい
- Things内のタスク量が少ないので管理がし易い
- 詳細にアウトライン管理が出来るので実行時に迷いがない
やはりThings内にあまりにも多くタスクがあると何から手を付ければいいのやらとモチベーションの低下につながります。Thingsをスッキリさせて素早くやることを見つけることで作業の取り掛かりが楽になります。
だって取り掛かる1番最初の作業がCloudOutlinerを開くことになるのですから（笑）
逆にデメリットをあげると
- アプリの料金がかさむ
- アプリの切り替えに慣れるまでが面倒
当然アプリを2つ使うという意味でお金もかかるし慣れるまでは面倒な気がします。
ただ作業の流れ・取り掛かりは非常にスムーズになりました。まず内容をしっかりとアウトラインで決めるというのが習慣にもなります。
まとめ
2つも使うの面倒という方にはやはりOmnifocusが便利だと思います。私はブログ記事なんかはOmnifocus+OmniOutlinerを使ってたのでそこからThings+CloudOutlinerへ移行するにはそれほどの苦労はなかったです。
上記でいろいろ書きましたが2つのアプリを使うポイントは2つ
- タスク管理をすっきりさせる
- 段落による細部までの管理を習慣化
この2つがハマった原因かな。例えばブログなら記事を書く際にはほぼ頭の中に流れが出来ている状態なのでアウトラインで書き出す習慣というのは非常に重要な気がしています。
勿論アウトラインはCloudOutlinerに拘る必要もないですしタスク管理もThingsに拘る必要もないと思います。日々膨大なタスクを管理するためにもこういった管理方法を使ってみてはいかがでしょうか。
