GTDを長く続ける為の5つのコツ

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GTDを続けるコツ

先日問い合わせのメールに『GTDを長く続けるにはどうすればいいですか?』という内容のメールを頂きました。そこでGTDを続けるためのコツを幾つか挙げてみようと思います。

GTDに挑戦したけど挫折したという方やこれから始めてみようかと思う方は是非読んでみてください。

1.1箇所にメモ・思いつきを残す

メモをInboxに

GTDではInboxなんて言葉が使われますが思いついたことや頼まれたタスク・やるべき事などあちこちにメモをしていたのでは効率は上がりません。とにかく一旦Inboxに入れてしまうというのが一番大事な習慣だと思います。

その為にはGTD用の手帳を持つとか専用アプリを導入する必要があるかとは思います。

ただ1箇所に全てをメモしておくことで「メモを取った場所を覚えておく必要がなくなります。」そして一旦Inboxに預けることで仕分け時に優先順位をつけたりカテゴリー別に分けることも出来るのです。

とにかくGTDが取っ付き難いという方はInboxの活用を一番に挑戦してみてください。InboxはGTDだけでなくあらゆるシーンで役だちます。

整理が出来る人の習慣「Inbox」の活用事例整理が出来る人の習慣「Inbox」の活用事例

参考:フリーランスの話のタネ

2.仕事だけでなく生活に至るまで一元管理

自分の責任(仕事・趣味・雑用)等で管理するアイテム(手帳・アプリ)などを変えている方もいると思います。確かに仕事用なんかでまとまっているとアプリを開けば目的の項目にたどり着くのは早くなるかもしれません。

しかし管理するアイテムが増えるというのはかなりのリスクで遥かにやることが増えるわけです。

これはアプリ選びにも当てはまるわけですが、仕事・プライベート関係なく一元管理出来るものを選びましょう。

例えばMac/iOSといったAppleの製品しか使っていないという方はOmnifocusやThingsといった優秀なアプリがあります。ただ母艦はWindowsという方には向きません。

勿論勤務先でもWindowsで使いたいといった要望もあるでしょう。自分の環境を考えて外出時はiPhoneでしか見ないよという方・会社のPCでバリバリ入力したいと言う方それぞれの適したアプリを見つける事が大事です。

これまで使った中でおすすめするアプリを挙げておくと

  • Macアプリ:Omnifocus・Things
  • Webアプリ:Todoist・Nozby・Toodledo

Macアプリの方はWindowsでは利用できません。Webアプリの方はWindows・Macの両方で利用できます。勿論いずれもiOS版アプリに対応しています。

3.整理に時間をかけ過ぎない

時間効率

Inboxにメモを残しておいたままではInboxが溢れかえります。そこでGTDには週次レビューといって毎週1回といった整理する時間を設けるわけですが、この整理に関しても時間をかけ過ぎないというのが大事です。

例えば几帳面なかたはプロジェクトを作成しその中にサブプロジェクト(カテゴリー)そしてその中に小分類でようやくタスクが入るという方もいます。

  • プロジェクト1
    • カテゴリー1
      • 小分類1
        • タスク1
        • タスク2
      • 小分類2
      • 小分類3
    • カテゴリー2
    • カテゴリー3
  • プロジェクト2

この小分類1の部分のように階層が深くなると整理が物凄く大変ですし、実は今やる事を見つけるのにも不向きです。整理を早くするには深くなってもカテゴリーの下にはタスクが入るようにしましょう。

またプロジェクトの中にとんでもない多くのタスクが入っている方もみかけます。

プロジェクト1の中にカテゴリーが15個あってそのカテゴリーの中にタスクが30もあるとなると、やる気が削がれますしプロジェクトが終わらないので進んでいないような気がします。

そこでこのようなプロジェクトは現在カテゴリーレベルのものをプロジェクトとした方が気持ち的にも整理・実行時にも捗ります。

4.行動のきっかけにGTDアプリを使用する

長く続けるための習慣として、「何かをするキッカケにGTDアプリを開く習慣を身につける」のも大事です。自分の環境に合わせたGTDのアプリでいつでも全てのタスクがみれる状態になっています。

言わば自分の脳の外部メモリを持ち歩いている状態です。

朝一に会社でまずGTDを確認し今日やるべきことの確認をします。1つのタスクが完了したら次やる事の確認、仕事が終わり帰りに寄りたい場所のチェックや買いたいものチェックなんかも出来ますね。

GTDアプリの確認が習慣になると、忘れる事がなくなるだけでなく覚えておく事から解放されます。ただ確認するという習慣を身につけるだけなんです。

5.Focusこそがやるべき事を見つける手段

GTDを行う意味の1つに「今やるべきことをフォーカスする」というのが挙げられます。このフォーカスの種類を簡単にリストにしてみると

  • 時間(あと○分で出来る事)
  • 場所(今いる場所で他にすること)
  • 人(○○さんに頼むこと・報告)
  • 優先度(緊急を要するタスク)

現在の自分の状況でいち早く出来る事・やるべき事を見つけるのがGTDの最大の目的です。そしてこれは行動のキッカケにGTDアプリを利用するという習慣につながるわけです。

逆にこのFocusさせてやるべき事を見つけられるようになった方はGTDの習慣が身についていると言えるでしょう。

まとめ

ざっと5つの項目を挙げてみましたがGTDをすることで取られる時間は少なからずあります。しかしそれ以上の時間効率を実現するのがGTD・タスク管理なんです。しかしこの得した時間というのは目には見えません。ただ仕分けに使った作業なんかが目についてだるくなってくるのも事実です。

覚えておく時間・迷わず次の作業に進める時間・ついでに出来た為に浮いた時間というように本来は時間を得していることの方が多いというのを理解できれば長続き出来ると思いますよ。

最後まで読んでくれてありがとうございます。もしあなたがこの記事に共感を持ったら「シェア」してくれると嬉しいです。 @dnc_akiraでした。
この記事はりんご人で投稿しています。
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記事を書いている人

akira味浪 照(AKIRA MINAMI)
香川在住のApple製品に魅せられた「にわかApple信者」インドネシア人の妻を持つ2児のパパ。将来インドネシアに移住しスローライフを夢見ています。 自営業になり時間管理・仕事効率化を考え実践しています。りんご人ではAppleガジェットを使ったライフハックな記事をメインで書いています。
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