Todoistの基本的な使い方とGTDっぽい活用
最近話題のタスク管理WEBサービス『Todoist』をテストしてみました。勿論GTDっぽく設定してみたのですが無料版ではGTDとしては使えないという点や基本的な操作など少し辛口でレビューしてみます。
Todoist最大の利点
ライフハック系の記事を書いているメディアやブロガーで話題になってきているのがこの『Todoist』なんですが、最大の利点はWindows・Mac・Androidといった使用端末を選ばないことだと思います。
そしてかなりシンプルなUIで使いやすい気がします。タスクをサブプロジェクト風に字下げ出来るのもアウトラインでタスクを管理するとわかり易いです。
ただあくまで有料版（年額約3000円）に登録した場合であり、これを安いと取るかどうかはユーザー次第ってわけですね。
基本操作とGTD的な使い方
Todoist（無料版）を使うにあたって、例外なく『ストレスフリーの整理術』を元にテストしてみます。
プロジェクトの追加と管理
プロジェクトを作成する時に私は書籍を参考にしているのでこのような階層を作って管理しています。
- 望むべき結果
- 行動
- カレンダー
- 実行
- プロジェクト1
- プロジェクト2
- プロジェクト3
- 連絡待ち
- 保留
- いつか/多分やる
- 備忘録
- 参考資料
- ゴミ箱
私の書いたこれまでのGTD記事内でも何度も書いていますが、基本的なプロジェクト管理はこのように作成します。実際の仕事や雑用等のタスクは実行フォルダ内にプロジェクトを作成していく形です。思いついたアイデアやネタは基本的に保留フォルダ内にストックされていきます。
Todoistではプロジェクト名の横に階層を上げ下げするボタンが出るのでクリックして調整できます。
タスクの追加と管理
プロジェクトを選択し+ 仕事の追加をクリックしてタスクを追加していきます。プロジェクト同様字下げが出来るのでタスクをサブプロジェクトとして管理が可能です。
こうすることでAのタスクを完了するためにBとCを行なうというのが一目でわかるようになりますし、やるべきタスクを見つけやすくなるわけです。
タスク入力時には期限なども設定できるので合わせて設定しておきましょう。
無料版でのタスクのフォーカス
無料版は機能が限定されているので、タスクを様々な角度からフォーカスすることは出来ません。期限から今日やること、1週間以内になることをフォーカスして表示させる使い方がメインになるでしょう。
[1週間表示]
無料アプリを使って確認
13のプラットフォームに対応というだけありアプリは凄く充実しています。上記までの画像はWEB版を使った場合の表示ですが
[Mac版]
[iPhone版]
どれもシンプルで使いやすいです。
有料版にアップグレードすると追加される機能
年額約3000円で全ての機能が使えるプレミアムアカウントにアップグレードできます。
- 携帯とメールリマインダー
- メモファイル添付
- ラベルの使用とフィルターの追加
- 端末間の自動同期
- 自動バックアップ
- タスクの検索
まぁ他にもあるんですが主要なものを上げてみました。
見て頂ければわかるように、どれも無ければGTDとして本格的に使うことが出来ない機能です。例えばラベルはOmnifocusで言えばコンテキストにあたります。仕事内容の分類として今出来る事を探すには必要不可欠な機能ですね。
フィルターはパースペクティブのような機能です。使いこなせば捗りますね。
何より無料版はタスクにメモすら出来ないというのが痛い。タスクの詳細をメモしておけばタスクをこなす場合に取り掛りが早くなりますし、一元管理が出来るようになるわけです。そういった使い方には有料版にするしかないということですね。
実際年間3000円となるとOmnifocus（Mac版）が大体8000円ですから約3年分、iPhone・iPadとアプリを揃えると4年分くらいの値段でしょうか。そうなるとOmnifocus2を買おうかなとMacユーザーの私は思ってしまうわけです。
さいごに 辛口レビューとオススメの方
今回簡単にテストしただけでしかも無料版であったので辛口にならざるを得ないのですが、タスクを入れ子状態にするのにタスクを移動させてから字下げをするといった手順が何気に面倒でした。たった1ステップでも多くの内容を書き出しInboxに入れ整理するので毎回は厳しい気がします。
また繰り返しタスクを入力する際、毎月は『5日』という風にすれば毎月5日と設定できるのですが複数曜日指定や隔週での設定、年間設定などのやり方は解りませんでした。
保留中タスクの表示の切替がないと言うのもアイデア等を一元管理する上では重要です。有料版に変えるとさらなる使い方があるのかもしれませんが無料版では今出来るタスクをフォーカスしきれないというのが率直な感想です。
ただMacユーザーの私はOmnifocusやThingsと言ったMac/iPhoneで使える便利なGTDアプリがあり使い込んでいるから思った感想であり、これがWindows時代に使っていた他のタスク管理WEBサービスに比べると格段に見やすくて使いやすいのも事実です。
自宅はMacで会社はWindowsというユーザーで両方で活用したいという方には、会社では使えないといった不便さを考えると年間3000円ならGTDとしてはかなり使えるものかと思います。ただMacしか使わない私のような方はOmnifocusの方が格段に使いやすいと言うのが私の意見です。（Omnifocus2は6月にリリースされるという噂です。）
