Things3で『ストレスフリーの整理術』のようにタスク管理
私はタスク管理を行う上で書籍『ストレスフリーの整理術』の影響からGTDを日々行っています。今回大幅リニューアルされたThings3ならある程度GTDが出来るのではないかと思いThings3を使って『ストレスフリーの整理術』のようにタスク管理をしてみました。
ストレスフリーの整理術とは
簡単に頭の中の事を全て書き出して目標からやるべき事（タスク）そしてアイデアを全てまとめて管理する方法なんですが、GTDの詳しいやり方は5つのサイクルで行います。
- 収集
- 処理
- 整理
- 実行
- レビュー
最初に頭のなかにあるものを全てInbox(Thingsでは受信)に書き出します。次に数分以内で出来るものはドンドン片付けつつフォルダ（Thingsではエリア・プロジェクト）に仕分けしたりタグを付けていきます。
フォルダ分け＋タグ付けでタスクをフォーカスしつつ日々実行します。また週に1回程度タスクを見直すことで新しくタスクを追加したり、不要になったタスクを削除していきます。これを繰り返すことで覚えておくというストレス・何からしようというストレスから開放されるわけですね。
詳しく知りたい方は是非『ストレスフリーの整理術』をご覧になって下さい。
またこのブログでも過去にGTDの記事は多く書いています。
私がこれまでに書いたタスク管理アプリ別GTD活用術まとめ
Things3でGTDのような整理を行う方法
では早速Things3を使ってGTD風の管理を行っていこうと思います。そのためにはまず先日記事にした「初めてのThings3！事前準備の解説（エリア・タグ・同期設定）」を読んでおいて下さい。
1.目標・思考を書き出す
自分の将来像、3〜5年後の自分、今年の目標とその目標を達成するために今注意を向けるべきこと、やるべきプロジェクト等を簡単にまとめていきます。
Things3では見出しがつけられるので非常に管理がしやすくなりました。
因みにこの目標・思考の部分は過去に記事にしているので興味があれば確認して下さい。
2.スケジュールタスク（繰り返し・期限の設定）
次に習慣的に行うタスクを設定していきます。例えば毎週土曜日にThings3の内容を見直す(レビュー)を行うといったタスクがこれに当たります。
設定方法はタスクを作成し右クリックメニューの繰り返すをクリック、その後繰り返すスパン（毎週・毎月・毎年等）から選び1週間毎かそれとも2週毎のかなどを選んで近々1回目の期限を設定すれば完了です。
このタスクはタスク完了のチェック後自動で設定したスパンが期限のタスクが作られます。またこのようなスケジュールタスクは左メニューの『明日以降』で管理されます。
3.実行プロジェクト・タスクの作成
次に新規でプロジェクトやプロジェクト内のタスクをドンドン追加していきます。Things3で追加された機能の見出し・タスク内リストを活用しながらドンドン作成していきましょう。
そして出来上がったプロジェクトは前もって作成しておいたエリアに仕分けていきます。
4.連絡待ちタスクの保管場所を作成
タスクの中には第三者からの指示やチーム内の作業が進まなければ取り掛かれないタスクがあると思います。私はこのような『連絡待ち』タスクは何処のエリアにも属さないプロジェクト『連絡待ち』を作成して管理するようにしています。
進捗が届いたり指示があった時点で連絡待ちが終了になり新たなタスクが作成されるというやり方です。
5.いつかやる/多分やるアイデア・タスクの保管場所
日常で思いついたアイデア・やってみたい事なんかはThings3で予め左メニューに用意されている『いつか』というエリアを使って管理しましょう。
アイデアの保管庫という役割なので現状興味はあるがいつ実行するかは決まってません。またそのうちやる気を無くすかもしれません。そうしたタスクは一旦入れておく事で、まず重要度の高いタスクだけに集中して進めていくことが出来ます。
少し手が空いた時にこの『いつか』に入っているアイデアをチェックして実際プロジェクトを組むというような流れになります。
6.参考資料やページのストック場所
自分の趣味に関する記事や自分がこれから学習したい内容なんかは参考資料としてのプロジェクトを作成しておくと便利です。特にプライベートに関することを私は『興味・学習』というプロジェクトで管理し、仕事の参考資料は関係するプロジェクト内に参考資料という見出しを作って保管していきます。
まとめ
取り敢えずは頭の中身を全て受信箱に書き出すことが大切です。上記までは整理方法なので自分にあったもので勿論構いません。全て書き出しスッキリした状態になれば意欲も湧きますし整理すれば今やるべきことをフォーカスし見つけやすくなります。
Things3はそのためのアイテムだと思い使ってみて下さい。
