Omnifocus2 for Macの初期設定から基本的な使い方

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Omnifocus2 mac 使い方

OmnifocusはGTDを行なう上で最高のアプリだと思います。OmniFocus2になり私はさらに使いやすくなったと思っていますが、初心者の方にはとっつきにくいアプリであると思います。

そこで私のやり方ですが、Mac版Omnifocus2の基本的な使い方・GTDの流れに沿った初期設定をまとめてみました。

1.収集-Inboxにとにかく入れる

まずGTDとして使う場合タスクだけを管理するのではなく「今後の目標・欲しい物・やりたい事」や「心配事・気になること」など全てをInboxに入れてください。

Inbox

左メニューのInboxを選び上部メニューの『+(NewAction)』を使って思いついた順番でいいので追加していきましょう。この時詳細な情報は特に入力する必要ありません。

タスクの追加

数十〜数百追加されるかもしれませんが気にせず入れていきましょう。

GTDでは最初の収集に時間をかけて、あとは思いついたらInboxへ追加しておくといった利用になります。ですから普段はショートカットでクイックエントリーボックスを呼びだして追加しています。

クイックエントリー

また思いつきでタスクやアイデアを入力していくと気付くことがあると思います。それはもっと細かく分けられるタスクです。

  • タスクA
    • タスクA-1
    • タスクA-2
    • タスクA-3
  • タスクB
  • タスクC

このように複数のタスクが完了し1つのタスクが出来上がる場合はプロジェクト若しくはサブプロジェクトとして下のような入れ子構造にしてタスクを追加しておくと後が楽です。

タスクを入れ子に

入れ子構造にするにはタスクをドラッグアンドドロップで少し右にずらして重ねると下層を表す線が表示されるので下位のタスクとしておきましょう。

頭の中でモヤモヤしている仕事やプライベートの事を全て書き出せば最初の収集は終わりです。

2.処理-直ぐに出来ることはやってしまう

Inboxに書きだしたタスクの中には数分で片付いてしまうこともあるでしょう。そういったものは先に片付けてしまいましょう。目安は2・3分で完了できるタスクです。

これでInboxの中身が若干減りますね。では次の整理のための準備をします。

整理の為の準備

ここからがOmniFocusを使いこなせるかどうかの肝になってくるのですが、整理とは今やれる事を多くのタスクから簡単に見つけられるようにするための自分なりのフォーカス方法です。

Inboxを各プロジェクト・コンテキストに振り分ける事でタスクをフォーカスすることが出来ます。

Contextsの設定

ではプロジェクトの前にContextsから追加していきましょう。

コンテキストの追加

Contextsは物・場所・状態・人等のラベルをタスクに付けてフォーカスさせるためのラベル作成と考えて下さい。人によって当然コンテキストは変わっていますがOmnifocusでは少しルールがあります。

左下の+ボタンでNewContextを追加します。右上の『inspect』をクリックすると右側にフォームが表示されます。その中のContextを設定します。

コンテキストの種類

  • Active:実行中・実行できる状態
  • On Hold:保留中・今はやる気がない
  • Dropped:止めた・他人がやってくれる

私はこういった考えでコンテキストにルールを設定しています。何故これが必要かというと、普段タスクをこなしていく時に今やらないものを表示させていても邪魔なだけですよね。

ただ削除せずに残しておきたいタスクやアイデアはあるはずです。そういった物を非表示にさせる為にこのような設定をしておきます。

プロジェクトの設定

次にプロジェクトを設定していきます。

プロジェクトの設定

これまでにブログで何度か書いていますが私は書籍『ストレスフリーの整理術』を参考にプロジェクトを配置しています。

特にこのやり方に拘る必要はないのですが、この整理方法に関しては後日記事にします。

では右下の+をクリックしてプロジェクトを追加していきます。

プロジェクトの追加

プロジェクトの設定方法は大きく4つの種類に分かれます。

  • New Parallel Project:複数の平行して行えるタスクの場合
  • New Sequential Project:順序を経てでないと行えないタスクの場合
  • New Single Action List:それぞれが関連しない独立したタスクの場合
  • New Folder:仕事・プライベート等プロジェクトをまとめるくくり

これらを考えてプロジェクトとまとめるためのフォルダーを作成します。またこれらプロジェクトはコンテキスト同様にルールの設定が出来ます。

プロジェクトルール設定

完了という項目が増えていますが、基本的にはコンテキストと考え方は同じです。

最後にプロジェクト単位で週次レビューを行なう頻度を設定しましょう。

レビュー頻度

私は現在進行中のプロジェクトは1週間、それ以外は1ヶ月、目標なんかは半年といったレビュー頻度に設定しています。

これで取り敢えずの整理の準備は出来ました。これからInbox内のタスクを整理していきます。

追記 プロジェクトを上手く整理して一元管理を目指しましょう。

GTD一元管理のためのOmnifocusプロジェクト整理術GTD一元管理のためのOmnifocusプロジェクト整理術

GTDを長くやっているとプロジェクトの有効活用で様々な事を一元管理する事が可能になります。Omnifocusを使って仕事・趣味・雑用といったタスクから参考資料まで管理する為のプロジェクト整理についてまとめてみました。

3.整理-Inboxのタスクを仕分ける

整理はタスクを選んだ状態で表示されるInspectで入力していきます。この時上記で入れ子にしていたタスクの場合プロジェクトは一番上の上位タスクを設定したら下位になっている全てのタスクにプロジェクトが適用されます。

※但しコンテキストは個別で設定する必要があります。

整理

タスクに対してプロジェクト・コンテキストを設定します。準備は出来ているので選んでいくだけでOKです。

期限・所要時間

時間に余裕がある方は所要時間・開始日・期限も合わせて入力しておきましょう。(後で設定してもよい)

繰り返し設定

習慣にしたい繰り返し行なうタスクはリピートのところで毎日・毎週・10日おき・半年・1年というように自由に繰り返し頻度が設定できます。これはすごく便利な機能です。

またメモも残しておけるので、URLを書いておけばリンクになりますし捗ります。

Inboxの中身が全てなくなれば整理は完了です。GTDでは普段思いついたことや気になる事をInboxに追加していくので自分で整理の頻度を決めておくといいでしょう。

4.週次レビュー

Omnifocus2はレビュー機能が凄くしやすくなりました。プロジェクトを設定した時のレビュー頻度で期日が来れば左メニューのReviewのところに表示されます。

レビュー画面

画像はベータ版の時のものなんですが(週次レビューが現在は空だったので)プロジェクト単位でタスクのリストが表示されます。

内容を見直すわけですね。要らないものは削除し必要な物は追加していきます。

私は毎週日曜日にレビューの時間をとっています。その時に合わせて整理も行っています。

5.実行-実行を加速させるフォーカス

プロジェクト・コンテキストもタスクを見つけて実行させるためのフォーカスの手段ですがOmnifocusはそれだけでなく更に便利なフォーカス機能があります。

Forecast

Forecast

タスクの期限とMac内のカレンダーを読み込んで表示させる機能です。カレンダー予定が多い日は実行タスクの計画を少なくしたり、少ない日は時間がかかるタスクを期限にするように計画します。

Flagged

Flagged

タスクを整理する時やInboxに入れる時に、期限はないが早く終わらせたいものや、特に気になるものはタスク横の○(完了チェックボックス)の右上をクリックするとFlagとしてフォーカスできます。

時間がある時に優先して行うように使えます。

Perspective

Perspective

自分の好みでパースペクティブを設定するのはPro版だけでの機能ですが、例えば15分で出来るとのタスクリストやiOS端末で出来る事リストなどを作ってフォーカスできます。

この機能に関しても後日記事にしてみようと思います。

iOSとの連携

OmnifocusはOmniSyncServerというクラウドサービスが無料で使えます。これを利用することでiOS端末のOmnifocusと自動で同期出来るわけです。

外出先でのタスクの追加やチェックにすごく便利です。

OmniFocus 2 for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥2,000(記事公開時)

APP STORE

iPad版も2が今後リリースされるので今購入するならiPhone版だけで十分だと思います。私はiPad版は購入したものの殆ど使っていませんw

まとめ

長々と書いてしまいましたがGTDの流れに沿ったOmnifocusの初期設定と使い方を解説しました。書き始めて2時間を超えたあたりから少し雑になったかもしれませんが、解りにくいところがあればメールやソーシャルで気軽に質問してくださいね。

プロジェクトの整理やパースペクティブ等さらに突っ込んだ使い方は後日記事にしたいと思います。

アップデート情報

Mac版Omnifocus2.1へのアップデートでYosemite連携が強化されたMac版Omnifocus2.1へのアップデートでYosemite連携が強化された

通知センターで今日のタスクの表示、Safariの共有機能と連携が追加されています。

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記事を書いている人

akira味浪 照(AKIRA MINAMI)
香川在住のApple製品に魅せられた「にわかApple信者」インドネシア人の妻を持つ2児のパパ。将来インドネシアに移住しスローライフを夢見ています。 自営業になり時間管理・仕事効率化を考え実践しています。りんご人ではAppleガジェットを使ったライフハックな記事をメインで書いています。
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