Omnifocusを使った終わりのないプロジェクトの管理方法

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Omnifocusで終わりのないプロジェクトの管理

昨日TwitterでOmnifocusの運用について質問が来ました。それは日常継続して行われるプロジェクトをプロジェクトとした場合終わりが無いのでモヤモヤしている感じの内容でした。

実は私も少し前にそれに気づいて少し変更したばかりだったので、自己流の解釈ですが解説してみようと思います。

終わりのないプロジェクト管理

まず先日のTwitterへの質問を紹介すると

質問1

まず前提としてウオーキングというプロジェクト内に

  • シューズを買う
  • 着替える
  • 毎日20分走る

これを一纏めにしたプロジェクトだということ

質問2

このままだとウオーキングというプロジェクトはいつまでも消えずに残ったままになると言う事なんですが、私も少し前にこれで悩んでいて、日常継続される終わりのないプロジェクトとしてウオーキングやブログ運営などがあげられると思います。

終わらないからいつまでもプロジェクトとして残ってしまいますしモヤモヤして当然ですね。

そこで1つプロジェクトを作成する段階での約束を作りました。終わりのないタスクはプロジェクト化しないと言う事です。

では私が行っているOmnifocusのプロジェクト管理についておさらいしてみます。

Omnifocusでのプロジェクト管理

私はGTDとして使っているのでとにかく何でもOmnifocusに入れています。ただプロジェクト部分だけは大きく3つに分けて管理されています。

Omnifocus 3つのプロジェクト管理

  1. 目標:目標やゴールのためのチェックリスト
  2. 行動:直ぐに行動ができるタスクリスト
  3. 保留:直ぐには行動しないがいつか必要なもの

では先ほどのウオーキングを例に振り分けて行きます。

まずウオーキングの中には2つの種類のタスクがあるのが分かりますか? 1つはシューズを買うといった事前準備で終わりのあるタスク。そしてもう一つは着替えやウオーキング等の実際に行なう終わりのない習慣的に行なうタスクです。

この時終わりのあるタスクはプロジェクトにしてしまいます。購入したり準備ができればプロジェクトは完了しますよね。では終わらない継続して行なうタスクはどうするかというと、行動フォルダの中にある『カレンダー』を使用します。

Omnifocusカレンダープロジェクト

このカレンダーというのは行動フォルダ内のプロジェクトの中で唯一いつまでも消えないプロジェクト(シングルタスクリスト)になります。行動を起こす日付が決まっている単発のタスクや継続タスクを私は管理しています。

ですからこの中のタスクには開始日・期限そしてリピートを設定しておきます。

このように終わりのあるなしで判断してプロジェクトを管理することで、プロジェクトがいつまでも終了しないモヤモヤから解放されます。

気がつけば溜まるブログネタなんかは期限が決まっていないので『保留』に入れるといいですし、ブログネタの中でも連載できるようなネタはプロジェクトを作成してもいいですね。

因みにプロジェクトの基本的な考え方は過去記事をご覧ください。

GTD一元管理のためのOmnifocusプロジェクト整理術GTD一元管理のためのOmnifocusプロジェクト整理術

りんご人過去記事

コンテキストで関連付ける

上記のようにタスクを分けた場合に「何のためのタスクなのか?」と思うかもしれません。

タスクの目的

プロジェクトが増えてくると、それを何故行っているのかを見失ってしまうかと

全くもってごもっともです。でもOmnifocusにはそうならないためにコンテキストがあります。

Omnifocus コンテキストで関連付け

例として私がカレンダー内に作った着替え・毎日20分走るというタスクには『目標・ゴール』というコンテキストを設定しました。これは何故ウオーキングをするのかと考えた時に目標でダイエットの具体的な数値を上げているだろうと考えられるからです。マラソン大会を目指している方ならタイム等の目標があるかもしれません。

逆に単純に歩くのが好きで継続タスクにしているという方は目標内にウオーキングに関する事はないかもしれません。そういう方は単純に『ウオーキング』というコンテキストを作成すればいいですし、場所等のコンテキストでくくってもいいと思います。

OmniFocus 2
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥4,000(記事公開時)

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まとめ

何かを始めるために目標ありきとは限りませんが大体が目標があっての行動だと思います。Omnifocusでの目標管理は7つの習慣にも通じるものがあります。

7つの習慣+GTDをストレスフリーの整理術を元にしたOmniFocus整理法7つの習慣+GTDをストレスフリーの整理術を元にしたOmniFocus整理法

参照:フリーランスの話のタネ

私が以前書いた上記リンクの記事には特に目標部分について詳しく書いているので合わせてご覧ください。

最後に私はOmnifocusの運用の基本的な部分はこの書籍を参考に行っています。

最後まで読んでくれてありがとうございます。もしあなたがこの記事に共感を持ったら「シェア」してくれると嬉しいです。 @dnc_akiraでした。
この記事はりんご人で投稿しています。
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記事を書いている人

akira味浪 照(AKIRA MINAMI)
香川在住のApple製品に魅せられた「にわかApple信者」インドネシア人の妻を持つ2児のパパ。将来インドネシアに移住しスローライフを夢見ています。 自営業になり時間管理・仕事効率化を考え実践しています。りんご人ではAppleガジェットを使ったライフハックな記事をメインで書いています。
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