GTD一元管理のためのOmnifocusプロジェクト整理術

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GTD プロジェクト整理術

GTDを長くやっているとプロジェクトの有効活用で様々な事を一元管理する事が可能になります。Omnifocusを使って仕事・趣味・雑用といったタスクから参考資料まで管理する為のプロジェクト整理についてまとめてみました。


Omnifocus プロジェクト整理のルール

Omnifocusではプロジェクトの整理にルールがあり、3つの種類のプロジェクトルールとまとめるためのフォルダがあります。

プロジェクトの追加

  • New Parallel Project
  • New Sequential Project
  • New Single Action List
  • New Folder

まずNew Folderはプロジェクトをまとめるフォルダです。自分で決めた条件(仕事・趣味等)でプロジェクトを整理するための器と思って下さい。これ自体にはさほどルールはないので見やすさ・フォーカスし易さを考慮して作成するといいでしょう。

New Parallel Project

これは並列で進行できるプロジェクトでタスクA・タスクB・タスクCを行なう順番に決まりがない場合に使います。

1番にタスクCを行って次に利用しているアプリの流れでタスクGを行なうことが出来ます。

New Sequential Project

タスクの並び順でこなしていかないといけないものはこれを使います。

タスクAが完了後にタスクBが行える状態になるので、タスクAが未完了の場合はタスクB以後は保留中になるという特徴があります。

New Single Action List

サブプロジェクトを必要としない単体のタスクリストです。例えば買い物リストや行きたい旅行先リストなんかにも使えますね。

これらのプロジェクトルールの中でも『New Parallel Project』と『New Sequential Project』はサブプロジェクトにも適用することが出来ます。

サブプロジェクト

このプロジェクトルールは、今やれることに対するフォーカスがいとも簡単に出来るという意味があるので、Omnifocusを使っている方は必ず利用しましょう。

プロジェクト整理

プロジェクト整理

もう毎度になっているのですが、私のプロジェクト整理は書籍『ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編』を参考に行っています。

望むべき結果

まず望むべき結果は将来の目標や現在行っていることをリスト化して管理しています。

  • 目的と重要な価値観(年1回レビュー)
  • ビジョン(6ヶ月レビュー)
  • 目標とゴール(3ヶ月レビュー)
  • 注意を向けるべき分野(1ヶ月レビュー)
  • プロジェクト(1週間レビュー)
  • 他の人に任せた仕事(1週間レビュー)

項目に対しての週次レビューの周期をかっこの中に書いています。

何故目標をGTDで管理するのかというと『目的を持って始める』ためです。目標が決まっていれば今優先して行なうタスクが何かを見極められるからなんですね。

それぞれの項目の意味は事前に記事にしているのでそちらで確認して下さい。

行動

次に行動というフォルダは行なうべきタスクにまつわるリスト・プロジェクトを管理しています。

  • カレンダー
  • 実行
  • 連絡待ち

カレンダー(1週間レビュー)

カレンダーは行なう日が決まっているタスクや期限付きの行なう日が決まっているシングルタスクを管理します。

例えば振込期限や請求書の作成、欲しい物の発売日等、ドメイン・サーバーの更新日がカレンダーに入ります。

OmnifocusはMacのカレンダーアプリと連携するので、仕事の打合せや約束といった第3者を伴うものはMacのカレンダーで予定し1人で完結する忘れてはいけないタスク・予定をカレンダープロジェクトで管理します。

実行(1週間レビュー)

実行には様々な仕事やプライベートのプロジェクトが入ります。

注意することは単体のタスクではなくあくまで複数のタスクからなる現在アクティブなプロジェクトです。基本的に毎日行なうタスクはこのプロジェクトの中のタスクをどんどんこなしていくわけです。

連絡待ち(1週間レビュー)

タスクのなかで他人に任せたものや、他人から資料を受け取らないと出来ないタスクは連絡待ちに入れます。

連絡がない限り先には進まないので、今行える事から除外され見る必要がないものになります。コンテキストを連絡待ちや保留中にしておくとフォーカスされないので便利です。

保留

保留は急ぎではないタスク・プロジェクトや思いついたアイデア、今後したい事などを保管しておく場所です。

いつか/多分やる(2週間レビュー)

思いついたアイデア・今後挑戦したいこと・やりたい事などを入れておく場所です。あくまでその内時間とやる気が出たらということなので、私は週次レビュー時に実行に入れるのか、興味がなくなりゴミ箱に入れるのか、さらに保留するのかを決めます。

基本的にはレビュー時以外はみません。

備忘録(1週間レビュー)

期限もなくどこにも属さないシングルタスクを管理します。

時間がある時にやるといった雑用的なものが入っています。例えばEvernoteの整理やMac内の整理などがあります。

参考資料(3ヶ月レビュー)

参考資料は仕事の事だけでなく趣味に関する事などをストックしています。最近は記事のタイトルとメモにリンクを入れてストック。そして暇な時に読むという感じですね。

EverNoteやPocketを使っている方はそれでもいいんですが、あれこれ開くの面倒なんでOmnifocusでジャンル毎に分けて管理しています。

PocketからOmnifocusへはiPhoneから簡単に送ることが出来るんですよ!

三ヶ月毎にレビューし要らなくなった参考記事や資料は削除しています。

その他の便利な資料追加

あまり知られていないかもしれませんがOmnifocusはテキスト・PDF・画像等のファイルをメモに追加出来るんです。

資料追加

追加方法はドラッグアンドドロップで追加したいタスクリストのところに入れれば新しいタスクとして追加されます。メモ部分のファイルをダブルクリックすれば対象のアプリが起動し資料の確認・編集が行えます。

またファイルだけでなくEverNoteのノートも追加できます。

Evernote追加

常々EVERNOTEで記事をストックしている方はこのようにして関連付けておくのも便利ですね。

これらの使い方を自分なりに確立すれば更に一元管理が捗ります。

ゴミ箱(1年レビュー)

タスクに入っていたり、アイデアなんかでやらなくなったものはゴミ箱へ一旦移動させます。これは後でやっぱり気になるという場合の保険のようなものです。

レビュー周期を1年にしているのは、1年も経てば削除しても問題ないだろうという私の勝手な解釈なので、この周期はご自身で決めてくださいね。

まとめ

「これだけ管理を徹底したら大変だろう」と思われるかもしれませんが、やってる事は同じでただ整理の方法だけなんです。

折角フォーカス機能に優れたOmnifocusを使っているのですから、習慣化すれば特にパースペクティブを使わなくてもかなりフォーカスされたタスク管理が出来るようになります。

そして折角GTDを行なうのなら出来る限り一元管理したいと思った時にこのような感じになりました。Omnifocus初心者の方、挫折した方は是非本格的にGTDに目覚めて欲しいです。

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カテゴリ: 仕事効率化
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記事を書いている人

akira味浪 照(AKIRA MINAMI)
香川在住のApple製品に魅せられた「にわかApple信者」インドネシア人の妻を持つ2児のパパ。将来インドネシアに移住しスローライフを夢見ています。 自営業になり時間管理・仕事効率化を考え実践しています。りんご人ではAppleガジェットを使ったライフハックな記事をメインで書いています。
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