GTD挫折の原因TOP3と対処法

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挫折しないGTD

私はInfoBackerというブログの中でGTDに関する記事を数多く書いてきました。そのおかげでと言うかGTDに関する講義をさせていただいたり、GTD挫折に関することもよく聞かされました。

ただGTDに挫折する人の大半が同じ理由で挫折しています。そこで「GTD挫折の原因とその対処法」について書いてみます。


1.タスクのまとめ作業の注意点

一番多いGTD挫折の原因の中にプロジェクトとタスクの関係性がイマイチ理解できていない方が多いです。プロジェクトをタスクとしてしまうと途端に何をすればいいのかがわからなくなり手が止まります。

  • プロジェクト:複数のタスクから構成される仕事・成果
  • タスク:最小の行動

日常生活の風呂に入るというプロジェクトを例で作ってみると

  • 服を脱ぐ
  • 頭を洗う
  • 体を洗う
  • 湯船に浸かる
  • タオルで体を拭く
  • 髪をドライヤーで乾かす

風呂に入るという行動には実はこれだけのタスクがあるわけですね。既に習慣になっているプロジェクトに関してここまで書きだす必要はないですが、タスクとプロジェクトの関係はこれで解っていただけたと思います。

1-1.出来るだけ詳しく小単位でタスクの内容を書く

タスクを書き出していく場合に出来るだけ最小単位の行動を具体的に書くとわかりやすいです。

A氏にメールを送るというタスクがあったとして、ただ単純にこれで解ればいいんですが

A氏にBの件でCの資料を添付してメール

このように何のためにメールを送るのか具体的に書いておくとわかりやすく行動しやすくなります。

Macを使ってりんご人の記事を書く

使用する物なんかもタスク中に書いておくとコンテキストの整理が非常に楽になります。このコンテキストに関してもGTDを長く続けるコツがあるのです。

1-2.コンテキストはシンプルに

このコンテキストとは何かというと場所・人・物・種類によってタスクを分類する方法なんですが、現在OmniFocusを使っている私はこのようにコンテキストを設定しています。

GTDコンテキスト

  • 仕事:行動・責任でわける
  • 学習:目的のものの保管場所・状態
  • HOME:家族・過程の雑用全般
  • 外出時:外出時についでにすること
  • 連絡:電話・メール・SNS等での連絡
  • 参考:参考記事や資料
  • 保留中:直ぐに行動しなこと
  • 連絡待ち:連絡が来ないと始められないこと

この中で仕事だけは自分の責任で分けています。フリーランスとして請け負った仕事がここに入ります。ブロガーとしての行動・アフィリエイターとしての行動というように分けていくだけです。

以前はMacの何のアプリとかまで分けてたのですが、見事に面倒になってやめした。ライティングはBywordを使ってとかデザインはPSを使ってとか、そんな当たり前のことを仕分ける必要はないですし、違うアプリでも問題ない場合が殆どなのでそんなコンテキストはいらないですし、タスクに具体的に書いておけばいいだけの事だと気付いたのです。

じゃ何故責任においてコンテキストを分けているのか、それは優先順位なのです。ブログを書くよりも請け負った仕事をこなすことを優先しますがアフィリエイトの記事を書く前にブログを1記事は更新しようという事なんですね。

振り分けが確実に面倒になるコンテキストは出来るだけシンプルにわかりやすくしましょう。

2.マルチタスクを保留で解決

「GTDは頭の中にある全てを一旦出してしまう」ということは同時進行できてしまうタスク(マルチタスク)を抱えてしまう事になります。

今現在プロジェクトがずら〜〜っと並んでいる方は危険信号です。
GTDの思わぬ落とし穴として、全て書き出しているからこそ欲が出ちゃうんですよね。あれもこれも手を付けたくなるわけです。

ただ人間そんな色々とは出来ません。よく頑張っても仕事のプロジェクト+ブログ+家の用事の3つで限界でしょう。それ以上出来る方は「物凄く成功する人」もしくは「全てに手を抜いている人」のどちらかだと思います。

では書きだしたGTDを出来るだけマルチタスクにならないようにするために、優先順位をしっかり考えて保留にして見えなくしましょう。

現在行動しているプロジェクト以外は保留にしちゃって下さい。仕事+趣味+家庭もしくは学習といった程度のプロジェクトは実行中に、残りはずべて保留です。

見えなくしてしまうことで優先度の高いプロジェクトから片付けていくことが大切です。

3.膨大なタスクに埋もれてしまう場合はレビューで解決

GTDで「収集」を行った時に人によっては数百のタスクが出てくるのではないかと思います。そのタスクをまとめてプロジェクトにしたり実行・保留等に整理していくのですが、数百ものタスクになると当然埋もれてしまうタスクも出てくるでしょう。

実はこのタスクは大事だった!

人間ですから整理の段階で、行動を早くしないといけないのに「いつかやる」に入れてしまうことも勿論あると思います。ではそういったタスクを埋もれさせない為に習慣付けたいのが「レビュー」です。

レビューについては私はプロジェクトによって頻度を変えて行っています。

  • 毎日:実行フォルダに入ったプロジェクト・タスク
  • 毎週:いつかやる/多分やる
  • 1ヶ月・1年:望むべき結果

私が行っているのはたったこれだけです。他のカレンダー・備忘録・参考資料に関してはレビューは行っていません。

カレンダー・備忘録と言うのはそもそも行動する日付を指定して入れているのでレビューを行う必要はないですし、参考資料は実行中のプロジェクトに関する資料なので、その都度の確認になります。

怖いのは整理ミスによる埋もれなので、いつかやる/多分やるを毎週1度は必ず確認し直ぐに実行を起こさないで良いものかを確認するとともに、やらなくてもよくなった事をゴミ箱へ移します。

たったこれだけのレビューを行うだけで埋もれてしまったタスクを確認することが可能なのです。

りんご人から一言

GTDを習慣づけるために補足の習慣が必要なんて「マジで大変」かもしれませんが、手間は対して変わりませんし「どうせやるなら効率が良くなる方法」を使った方がいいと思います。

これからはGTDに関することやライフハックな投稿もりんご人にまとめて書いていきます。少し固っ苦しいですが時間が取れる時にはこういった記事も増やしていこうと思います。

@dnc_akiraでした。

私が使っているGTDアプリ

OmniFocus 2
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥4,000(記事公開時)

APP STORE
OmniFocus 2 for iPhone App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥2,000
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記事を書いている人

akira味浪 照(AKIRA MINAMI)
香川在住のApple製品に魅せられた「にわかApple信者」インドネシア人の妻を持つ2児のパパ。将来インドネシアに移住しスローライフを夢見ています。 自営業になり時間管理・仕事効率化を考え実践しています。りんご人ではAppleガジェットを使ったライフハックな記事をメインで書いています。
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