GTDが十中八九上手くいくフォーカスの考え方

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GTD focus

GTDを進めていくうちに何だか使いにくくなったと思うことはないですか?収集・処理・整理が終わりある程度実行していてふと使いにくさを感じた場合の大抵の原因はタスクがFocusされていない事が原因です。

ではどのようなフォーカスをしておけばいいのか考えてみました。


1.どんな時にフォーカスを使うか考える

GTD フォーカスしたい状況

まずフォーカスとはどういうことかというと、膨大なタスクの中から今出来るタスクを見つけ出す為に分類しておく事なんですが、OmniFocusならコンテキスト・Thingsならタグになります。まぁそれだけでなくカレンダーなんかもそうなんだけど要はGTDアプリを使って今やるべきタスクを見つけ出すための機能です。

でも待って下さい。通常仕事を始めていきなりフォーカスする事ってありますか?

普段は優先順位の高いプロジェクト内のタスクをこなしていくのでフォーカスする事もあまりないのでは無いかと思います。ただ一段落した時や他の仕事が割り込んできた時に訳がわからなくなるのは、分類が甘い事が原因の場合が多いです。

例えば外出して打合せを行ったあと、そのまま外出時にやれる事があるにも関わらず会社に戻ってしまったり、同じアプリでしかも同じひな形で出来る作業があるのに違う事を普通にしてしまったりと多くの時間をロスしてしまうのはその典型といえるでしょう。

他にもOmniFocusのようなサブプロジェクトが組めるようなGTDアプリはついつい階層が深くなってしまいがちです。サブプロジェクトを分けるのはいいのですが、フォーカスがきちんと設定できていないと目的のタスクを探すのに時間がかかってしまいます。出来るなら2クリック以内でタスクにたどり着きたい

そうなると殆どの場合がプロジェクト+コンテキストでのフォーカスが必要になるのです。

これを踏まえて、ではどのようにフォーカスを設定していくのか考えてみました。

2.フォーカスの種類と特徴

GTD フォーカスの種類と特徴

よく使われるフォーカスの種類について簡単にまとめてみようと思います。

2-1.時間・カレンダー

作業時間でのフォーカスはスキマ時間の穴埋めに使えるタスクや、今日朝から1日かけて行なうタスクといった感じでタスクを見つけることが出来ます。

  • 15分
  • 30分
  • 1時間

時間の単位は自分で設定すればいいですし、神経質になって時間を考える必要はありません。これまでの経験上この程度はかかるだろうという感じで大丈夫です。

また時間というのはカレンダーとも大きく関係していて、タスクを行なう時間・日付を予定からあらかじめ計画しておくと、その日に行う作業を集中して行えます。逆にその日が来るまでは違うタスクをフォーカスして行えばいいのです。

2-2.優先順位・期限

仕事には大抵期限があると思います。期限が近いものから優先順位を付けておくと便利です。

優先順位をタグなんかで高〜低に設定できるGTDアプリはいいのですが、出来ない場合はFlagなんかを付けておくといいでしょう。とにかく優先順位:高のものを集中して終わらせるようにします。

2-3.プロジェクト

プロジェクトというのも大事なフォーカスの1つです。ただプロジェクト内に膨大なタスクがある場合には他の項目と合わせて使うことで簡単にやるべきタスクが見つかるようになるでしょう。

2-4.条件付き(場所・使用物)

決まった場所でしか行えないタスクや使用する機器がないと行えないタスクといった条件付きのものはまとめておくと非常に便利です。

条件にあった時に他のタスクも一緒に片付けるチャンスですから、この条件はしっかりとまとめておくことをオススメします。

 

良くThingsのエリアをフォーカスと勘違いする人がいますが、エリアはあくまで責任による分類という考え方で例えば仕事のタスク・プライベートなタスクとあまり分けて考えないほうが私は良いと思います。

勿論仕事中にプライベートのタスクを行なうのはよろしくないですが、出来る時に出来るタスクを行なうのがGTD理想だと思います。

3.やらない仕事は非表示にしておくことも大切

これまでタスクを表示させるためのフォーカスについて書きましたが、逆に今すぐ行わない事は表示させないというのもやるべき事だけにフォーカスをあてることになります。

GTDで収集をした場合、やる/やらないに関係なく脳内のアイデアも書き出します。当然マルチタスクになり複数のプロジェクトが立ち上がると思います。

ただ複数のプロジェクトはモチベーション低下の原因にもなります。最低限やらなければいけないプロジェクトを除いて、直ぐにやらないタスクは保留にして表示させないようにしましょう。

OmniFocusは保留タスクにしてしまえば非表示にできますがThingsは未定にする必要があります。

最悪それが面倒なら保留フォルダ・エリアに全て放り込んで見なければいいだけです。他のプロジェクトの進行をみつつ保留から新しくプロジェクトを立ち上げるの週次レビューで行いましょう。

まとめ

簡単にですがフォーカスすべきこと・重要性はわかって頂けましたか?

フォーカスが大事だからといってあまり詳しく分けすぎると、後々が大変になって破綻します。自分が続けられてタスクが見つけやすい状態を探すのが一番重要です。

上手くタスクを引っ張り出せない方はタグ・コンテキストの見直しで解決すると思いますよ。

もしあなたがこの記事に共感を持ったら「シェア」してくれると嬉しいです。 @dnc_akiraでした。

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記事を書いている人

akira味浪 照(AKIRA MINAMI)
香川在住のApple製品に魅せられた「にわかApple信者」インドネシア人の妻を持つ2児のパパ。将来インドネシアに移住しスローライフを夢見ています。 自営業になり時間管理・仕事効率化を考え実践しています。りんご人ではAppleガジェットを使ったライフハックな記事をメインで書いています。
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