私はThingsユーザーなのですが、iPhoneには標準でリマインダーアプリが入っています。このリマインダーを使ってよりGTDの考えに近い管理は出来ないものかと考えた所、意外とあっさりと答えが出たのでご紹介したいと思います。

GTD・タスク管理に興味が有る方は是非参考にしてください。

まずGTDぽくするためのお約束事

まずは標準のリマインダーをGTDぽくするためのお約束事を書いてみます。

• 気になる事・タスクを全て書きだす。
• プロジェクトではなく行動で管理する
• 繰り返し行われる事・習慣にしたい事も書く

はい。お約束はたった3つです。

気になる事・タスクを全て書きだす。

これはGTDの概念でまずは頭の中を空にしてスッキリさせましょうと言うことから、自分の持っているタスク、習慣づけたいこと、毎日行なっている些細な事まで全て書き出しましょう。

取り敢えずは何かの紙にドンドン書きだして頂ければOKです。

またこの紙に書かれた気になることリストは現在の自分の中の優先順位と言ってもいいでしょう。

プロジェクトではなく行動で管理する

ThingsのようなGTDアプリを使うのであればプロジェクト単位で管理しタグ付けが出来るのでいいのですが、標準のリマインダーはそこまで高機能ではありません。

まずいまこの状況だからこのタスクが出来るという、「現状→タスク実行」の流れを考えましょう。

例えば
今日は何だかスッキリしていて、文章が思い浮かぶなぁという日はドンドン「書く」という仕事をこなしたほうがいいですし、頭が回らないという日は単純なルーチンワークが良いでしょう。

これがプロジェクト管理だとプロジェクトの中から行動に合わせたタスクを選ばなければいけません。些細な事ですが、この選ぶという行動が人間のやる気を削ぐのには十分なのです。というわけで行動で管理して気になっているもの・締め切りがあるものから順番に並べるようにしましょう。

繰り返し行われる事・習慣にしたい事も書く

最低でも1年先まで繰り返し行われることは全て書き出しましょう。明後日やれば次は1年後というものも書きだして下さい。

標準リマインダーは繰り返しタスクにも対応しています。そういった先の長いタスクほど覚えておくのではなくリマインダーで管理するべきことなのです。

iPhoneリマインダーを使ってタスクをGTDっぽく整理する

まずデフォルトで「リマインダー」というリストがあると思います。まずこのリマインダーに入れるものは、繰り返し行われるタスク・習慣化したい事を入力しましょう。

私は朝起きるきっかけの動作として”コーヒー”を入れています。これは習慣化したい事です。こういったものも立派なタスクなのです。

タスク入力方法

日付と時間を入力し、繰り返しの頻度を決定させます。この繰り返しで、習慣化している事や1年単位までの繰り返される事、期限付きでやってみたい事を全てリマインダーリストに追加して下さい。

※リマインダーリストに限らず機嫌を設けたタスクは自動で「今日リスト」に反映されるので、普段は今日リストを見れば「今日必ずやるべきこと」は見つかります。

リスト作成の考え方

上記の条件でも書いたようにプロジェクト別ではなく行動別でリストを作成します。例として

• 書く
• 調べる
• 買う
• 連絡する
• 写真編集

行動は同じ状況で行われる場合が殆どだと思います。会社のPCの前でこのアプリを使って書く。移動時にiPhoneで調べ物をする。

こういったある種制限付きになるタスク同士をまとめることで、今の自分の状況に適したタスクが見つかりやすくなります。

まとめ

凄まじい量のタスクを抱えている方は、標準のリマインダーでは大変だとは思います。ただいきなりThingsのような高いアプリを購入しなくてもGTDっぽい管理は出来ますね。

まずは標準のリマインダーでタスク管理を初めて、物足りなくなったらThingsやOmniFocusといった専用のアプリを購入すればいいと思います。